各学院：

  为了做好2023届毕业生学籍类档案收集归档工作，现就该工作具体事项通知如下：

  一、收集对象：2023届毕业生学生成绩卡及毕业鉴定表

  二、归档时间：2023年9月22日前

  三、归档要求：

    1、收集组卷。各院系学籍档案统一按行政班为单位收集组卷归档。退学、转学、出国学生学籍档案，与原班级学籍档案同时收集归档，并在相关名册表备注一栏说明；降级、复学、转系学生的学籍档案放在毕业年度就读专业的班级收集归档。                      

    2、排列顺序。收集好的学籍档案，按学号从小到大排列好。（学生成绩卡及学业鉴定表排列时成绩卡一面在上，鉴定表一面在下），并从湖北工程学院档案馆网站下载相应名册样表，填入相关内容（整理人一栏手写签名），放在首页便于核对。

    3、编写页码（一律使用黑色铅笔）。每份归档材料均从名册那一页按流水号编写页码。有文字的编为一页，空白页（无文字符号信息）不编号；单面的在右上角编写页码；双面的正面在右上角编写页码，背面在左上角编写页码。

    4、档案装订。为保证装订效果一致，由档案馆负责统一装订。各学院移交档案前用燕尾夹或者档案袋固定，并核准人数是否与名册上人数一致，排列顺序是否正确。

    5、移交档案。移交学籍档案时从档案馆网站下载归档文件移交目录，一式两份，填入相关内容，移交人和分管领导签字并加盖单位公章后移交学校档案馆。

  如有疑问，请与档案馆联系。联系人：郑江　(ＱＱ:56041167　电话： 0712-2345264)

     湖北工程学院档案工作群：740519801