根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《湖北工程学院档案管理办法》等法律法规及内控管理规定，为进一步完善全校各部门立卷归档制度，特制定本规范。
第一条 学校部门立卷归档工作是指学校各单位将年度内办理完毕的、具有查考保存价值的文件材料等按照立卷的方法和要求，立成案卷，定期移交到学校档案馆的工作。
第二条 档案馆是学校档案工作职能部门，负责全校档案的管理、开发和利用，同时负责对校内各中层单位的立卷归档工作实行监督和指导。
各单位分管档案工作的负责人、兼职档案员和档案工作有关人员应认真履行部门立卷归档工作的各项职责。
第三条 学校严格实行部门立卷归档制度。
各教学学院、管理部门、群团组织、直属单位皆为立卷单位。
第四条 全校各教学学院、管理部门、群团组织、直属单位是文件材料产生和形成的部门，负责组织本部门的立卷归档活动，并接受学校档案馆的监督和指导。
各单位的兼职档案员应依据本单位年度（或学年度）文件材料形成的规律、特点和归档要求，在档案馆的指导下，在规定的时间内完成立卷归档工作。
第五条 各单位归档的所有文件材料必须做到纸质版与电子版同步归档。
第六条 校内机构调整、撤销前，应做好该机构有查考保存价值的文件材料的整理、立卷工作，移交到档案馆保存，任何人不得将其据为己有，或带入其他单位，或自行销毁。
第七条 立卷归档的分工
（一）上级党、政部门及有关单位下达的文件，由学校办办公室负责立卷归档。
（二）学校及校内各单位向上级机关及有关单位上送的文件，一般由学校办公室负责立卷归档；对口部门的呈文，由对口部门负责立卷归档。
（三）校办起草以校办或学校名义编号的校内文件，由校办负责立卷归档；部门起草以部门名义编号的部门文件，由部门负责立卷归档。
（四）学校党委召开的党的代表大会、全委会、常委会和校长办公会议等形成的文件材料，由学校办公室立卷归档。以学校名义召开的全校性专门会议、国际国内会议、校际会议等形成的文件材料，由主办单位立卷归档。
（五）宣传部和信息技术中心等部门工作中形成的声像资料，由形成单位负责整理归档；制作专题项目形成的声像资料，由制作项目的单位负责整理归档；两个以上单位共同制作的，由主办单位负责整理归档；外单位制作反映本校活动的声像资料，由校内负责组织联系的单位立卷、归档。
（六）专业性或具体业务性的文件材料（包括党群、行政、教学、科研、基建、财会、外事、设备、出版、产品、人物、实物、声像等门类），由相应的业务单位立卷归档。
（七）立卷归档涉及多个单位的，由主办单位负责立卷归档，协办单位负责提供材料。
（八）校内个人在其各类重要活动中形成的文件材料，可由本人在所在单位兼职档案员的协助下立卷归档，也可由本人在档案馆的指导下立卷归档。
第八条 立卷方法
（一）收集与预立卷
1、各单位应依据《湖北工程学院部门档案归档范围及保管期限表》的要求，将已经办理完毕、需要归档的文件材料及时收集并分类存放，做好预立卷工作。
2、剔除以下不予归档的文件材料：
（1）上级机关普发的、不需办理的文件材料；
（2）上级和学校征求意见未定稿的文件材料（含未生效的合同、协议、单据、图纸和公文等）；
（3）非隶属单位抄送的不需办理、无参考利用价值的文件材料；
（4）校外单位发来的反映外单位工作情况的文件材料；
（5）校内单位发来的仅供传阅不需办理的文件材料；
（6）无保存价值的一般性信函和临时性的通知等；
（7）重份的文件材料。
（二）整理立卷
1、分类组卷：在预立卷的基础上，将年度文件材料按专题、保管期限或文号进行分类组卷，应坚持“遵守学校工作活动的规律，保持文件间的历史联系，区别不同价值，便于保管和利用”的原则，具体要求如下：
（1）分年度：将文件材料按其形成或相关的年度分类。分年度组卷，将同年度的文件材料放在一起组卷。
跨年度的计划、规划、预算等一般应放在第一年组卷；跨年度的总结、请示与批复放在最后一年和批复的那一年组卷；跨年度的会议文件材料，归入会议开幕的年度；科研、基建、设备等项目材料分别归入鉴定、竣工、验收年度；学生成绩、学籍和学位材料分别归入毕业年度和学位授予年度。
（2）分专题：同一专题的文件材料统一组卷。会议文件材料，按会议的届次组卷，根据文件材料的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；统计、报表、名册等材料，按照名称组卷；工作计划、总结等材料，按责任者或名称组卷；简报、刊物等材料按名称或期号组卷；科研、基建、设备等方面的材料按项目组卷，一项一卷或若干卷，项目管理性文件材料和理论性文件材料组卷后放在各卷之首，其余按工作阶段及重要程度或文件材料性质分别组成若干卷。
（3）按保管期限：档案应按保管期限的长短进行分类立卷，档案的保管期限一般分为永久、定期（即30年或10年，有特殊规定的按特殊规定处理）。
凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校、国家和地方的建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；凡反映学校一般工作活动，在一定时期内对学校和社会有查考利用价值的，列为定期保管；上级及外单位来文，除直接针对本校的、重要的文件材料列为永久保管外，有指导性及参照性的列为定期保管。
（4）按文号：同一年度同一代字公文如保管期限一致，可按文号顺序组卷。
2、卷内文件材料排序：文件材料分类整理装盒后应按要求排序。要求批复在前，请示在后；正式文件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图样在后。其他文件材料可按重要程度、时间先后或文号顺序排列。
（三）集中审卷
由档案馆负责对各单位立卷进行审查，审查的主要内容如下：
1、文件材料是否收集齐全完整，尤其是附件及批复件；
2、是否为原件，有无加盖公章，应签名的有关人员有无签名；
3、是否有不需归档的文件材料；
4、分类是否准确；
5、卷内文件材料排序是否合理；
6、案卷文件材料的数量是否合适。
（四）调整定卷
对不符合要求的案卷，各单位在档案馆的指导下进行补充、调整、完善，组成案卷并定卷。
（五）填写卷盒
按要求填写档案盒封面的相关信息，主要有：
1、归档单位：填写立卷归档单位的名称。
2、档号：由全宗号+年度（文件形成或相关的年度）+类目代号+卷号组成。
3、案卷题名：应简明确切，结构完整，体式一致，一般包括卷内文件主要责任者（不得简称“本校”、“上级”）、内容、名称（文种）。案卷标题不超过50个汉字。
4、卷内文件材料起止日期：卷内文件材料形成的最早及最晚日期。
5、保管期限：依据《湖北工程学院档案归档范围及保管期限表》填写相应的保管期限。
6、密级：有保密要求的要填写密级。
（六）编号与装订
调整定卷后，应按文件材料及案卷的顺序编写件号及案卷号，有必要装订成卷的应编制页号。
1、编件号：按件组卷的文件材料应在每份文件的右上角加盖档号章，并按文件顺序编写件号和档号。
2、编页号：若需装订成卷的材料应编写页码,应注意：
（1）卷内目录、备考表均不编页号；
（2）卷内文件只要页面有书写文字的，均应编页号；
（3）页号在文件材料正面右上角，背面左上角空白位置编制；
（4）同一卷内文件材料一般不超过150页。
3、编案卷号：案卷按重要程度（重要的在前）、保管期限（永久的在前，定期的在后）的顺序，编写案卷号。
4、装订
（1）拆除文件材料上的金属物，对破损的文件材料要进行裱糊、修补，对较大的图表，要按“手风琴”方式折叠成A4纸大小，并将图表题名翻出，便于查找。
（2）采用不锈钢订书针装订。装订之前，先检查文件材料是否留有足够的空白边，不够则须进行贴边处理。较厚的文件材料可在移交前到档案馆打孔装订。
（七）目录著录
1、各单位应做好文件材料的目录录入工作。依据档案管理系统的界面，必须录入以下内容：
（1）序号：以卷内文件材料排放先后或档号上所反映的顺序录入顺序号。
（2）文号：文件制发机关的发文字号。由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，如“湖工党字〔2022〕8号”。
（3）责任者：即形成该文件的单位，如几个单位联合发文，则录入第一责任者即可。
（4）题名：即文件材料标题，一般照实录入。没有标题或标题不能说明文件材料内容的文件，可自拟标题，但应概括出主要内容。
（5）主题词：有主题词的公文须录入主题词，主题词之间以空格隔开。
（6）成文日期：即文件材料的落款日期。
（7）归档年度：应填写文件材料形成的年度。
（8）附件：有附件的文件材料应在附件栏录入附件题名，多个附件则按序号录入，用分号间隔。
（9）页数：卷内文件材料只要有书写文字的均应算页数，包括附件的页数。
（10）除以上内容外，移交部门、文件类型、密级、是否归档等也必须录入。
2、打印卷内目录：文件材料目录录入后，应打印卷内目录并置于卷内文件材料之前；学籍表、成绩单等也应打印好目录，并将目录电子版同步归档。
（八） 填写卷内备考表
卷内备考表位于卷内文件材料之后，必须用黑色水笔或签字笔填写。
1、本卷情况说明：填写卷内文件材料缺损、补充、移出、销毁等情况。
2、立卷人：由组成本卷的兼（专）职档案员签名。
3、检查人：由对案卷质量进行审核的档案馆人员签名。
4、立卷时间：填写立卷的具体时间。
第九条 移交归档
归档时间
见《湖北工程学院文件材料归档范围》第六条。
（二）移交手续
1、移交档案前，必须对档案再作认真检查，尤其注意批复、复函和附件是否漏交。发现手续不全或案卷不符合要求的，档案馆将予以退回，并要求移交单位在规定的期限内整改后再移交。
2、移交档案时，必须履行交接手续，填写档案移交目录，交接双方签字，并各执一份存查。
3、各单位移交档案均须打印（或填写）移交表一式两份，并由档案馆和移交单位经手人签名（盖章），双方各保留一份。
湖北工程学院档案馆
2022年4月8日
