一、立卷部门

根据《湖北工程学院档案管理办法》规定，我校试行“文件材料形成部门立卷”制度。

我校确定“立卷部门”的基本包括：教学单位、管理单位、群团组织、直属单位。

二、质量要求

1.为确保馆藏档案的原始性，归档材料应是原件（定稿）。

2.归档文件字迹应确保耐久工整、书写须用蓝黑或碳素墨水，禁止使用铅笔、圆珠笔、红墨水。对已破损的文件应予修补，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

3.归档文件使用的纸张和装订材料应符合档案保护要求。

4．归档文件需要保密的应注明密级，如有泄密，立卷人负主要责任。

三、归档原则

1.归档的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

2.归档的文件材料必须反映学校各部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。

四、归档范围

（一）党政管理类

主要包括学校党委、工会、团委等组织的各种会议文件、会议记录、各党政部门的工作计划、总结；学校以及上级机关颁发的与本校有关的党务管理的文件材料等。

（二）行政管理类

主要包括学校行政各种会议文件、会议记录、各行政部门的工作计划、总结；学校以及上级机关颁发的与本校有关的人事、行政管理的文件材料等。

（三）教学类

主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。主要有学校历届学生的学籍卡、成绩表；学生录取名册、毕业名册；博士研究生、硕士研究生学位材料、学位授予名册；以及反映学校办学历史、办学规模和专业沿革的各种文件材料。

（四）科研类

学校科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，主要有学校各类科研综合文件、科研项目材料、获奖证书以及专利证书及其相关材料。

（五）基本建设类

学校所有基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

（六）仪器设备类

主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（七）产品生产类

主要包括学校自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。

（八）出版物类

主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及我校出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（九）外事类

主要包括学校有关出席国际学术会议（含在国内举办的）。出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料，授予中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。

（十）财会类

学校财务工作和会计核算活动中形成的文件材料，包括财务预算、决算报告，财务状况调查表、统计表；记账凭证、账册；报表册、工资册、学生助学金发放清册、银行贷款明细账、各类资金划拨表；财务档案移交、销毁清册等。

（十一）声像类 学校或部门工作活动中形成的声像载体，包括照片、录音录像带、软盘光盘、胶片等，也包括记录学校教育教学发展过程的、学校历史发展各时期校园风光的各种照片、音像等。

（十二）实物类

主要包括上级领导来校视察、检查、指导工作的题词、题字等手迹材料；海内外、校内外的团体、个人和校友捐赠的纪念物品；校内各单位获得国家、省、市级各类奖状、锦旗、奖杯等以及其他有保存价值的实物。

五、立卷步骤

1．各立卷部门的兼职档案员，根据历年文件材料形成情况准备若干卷夹或档案袋，及时收集需立卷归档的文件材料。

2．各立卷部门按照归档文件整理规则要求做好归档文件材料的前期整理工作（文件材料的分类、划分保管期限、组卷（件）、卷内（盒内）文件排列与编号、装订、案卷（文件）目录和备考表的编制等）。

3．档案馆根据档案管理规范，对各单位移交的文件材料进行系统化整理入库工作。

六、档案移交

1．各立卷部门的档案向档案馆移交。

2．案卷质量检查。为保证移交进馆档案的质量，档案馆有关人员应对立卷部门兼职档案员进行立卷业务指导，并在档案移交时，对档案材料进行质量检查，对于不合格的归档材料提出修改意见，由立卷人改正后再办理移交手续。

3．归档时间。党群行政类及其它门类中综合性档案和能按自然年度归档的档案于次年六月底前归档。教学类和能按教学年度归档的各门类档案在当年12月底前一次性归档。

4．移交手续。归档时必须同时报送一式二份“移交目录”和电子目录 ，经档案馆验收核对，双方签字，各持一份备查。

 

                                                             湖北工程学院档案馆

                                                                 2022年4月6日